GTD con Mobile Task Manager, o la "Censillez" (II)

Para los que NO somos los gozosos, orgullosos y envidiados propietarios de un iPhone, o equivalente (HTC, Palm, Blackberry y compañía), y para algunos de los que, aun siendo sus propietarios no conozcan GTD, la llevanza de nuestros quehaceres diarios puede ser un infierno si no acudimos a una metodología adecuada. Para acordarnos de lo que tenemos que hacer, usamos la lista de la compra, la lista de tareas, los recordatorios, pegamos postits, dejamos notitas, nos llamamos al buzón de voz, ponemos imanes en el frigorífico, nos atamos un hilo en el dedo, pinchamos papeles en un corcho con una chincheta, nos cambiamos el anillo de dedo, y hasta podríamos graparnos las notas en la frente si fuera necesario. Y todo para que no se nos olvide nada, para intentar finalizar el día sin el sentimiento de agobio de algo se nos olvidó hacer y no sabemos qué es.

GTD, "Get Things Done" es una idea original de David Allen para gestionar nuestro pequeño caos particular. El sistema funciona, ayuda a tenerlo controlado todo y al acabar el día notas esa sensación de tranquilidad, sabiendo que lo que no hayas podido hacer hoy, no se te olvidará mañana. Hay muchos sitios en la red que hablan de Allen y GTD. Si quiere ver uno, yo particularmente prefiero los video-blog que Roberto Pena presenta en Think Wasabi donde explica el método con claridad meridiana. Si quiere una información más sesuda y pormenorizada, le recomiendo entonces El Canasto, de Jeroen Sangers. Aunque GTD propone que gestionemos los asuntos particulares y profesionales con un solo sistema, yo prefiero tener separadas estas dos áreas de gestión. Si no fuera así, no habría descanso, y juntaría el viernes con el lunes, o habría un Viérbado y un Dominlunes.

Para mi trabajo uso una implementación de GTD a base de bandejas, carpetas y el PC, mientras que para mi área personal usaba el PDA (Papel De Apuntar). Era fácil de transportar, pero no cómodo de utilizar, y andaba buscando algo distinto, no sabía qué. En mi ayuda vino Tommi Laukkanen, que tuvo la brillante idea de implementar el sistema organizativo GTD de David Allen en JAVA compatible con los teléfonos móviles. Esto asegura que podrá funcionar con cualquier teléfono móvil compatible con Java. Genial. En su página personal, acertadamente llamada "Substance of Code", a la derecha, bajo el epígrafe de "Software", existe una pequeña aplicación llamada "Mobile Task Manager", que nos sacará de muchos apuros, ayudándonos a tener las cosas hechas, como dice David.

La idea original creo que viene de Things, el softare GTD por excelencia para iMac que ha sido portado al iPhone/iPod touch y está disponible en la Apple Store por 10$. El teléfono móvil es un dispositivo versátil, cómodo, discreto, que solemos llevar siempre encima, y que tiene una gran capacidad de almacenamiento y proceso de información. ¿Por qué no utilizarlo para algo más productivo que hacer fotos?. Mobile Task Manager no llega a ser Things, no tiene tags, categorías, proyectos o inbox, pero le permite jerarquizar la información y las tareas usando carpetas y subcarpetas, marcando prioridades y tareas completadas. Cada carpeta o subcarpeta contiene una lista de títulos (ítems) que se corresponden con sus tareas, actividades, o anotaciones. Y cada ítem tiene un texto asociado que describe con más precisión ese asunto, o recoge datos relevantes del mismo. Algunas ideas para utilizar las carpetas son éstas:

• Carpeta "REF": para anotar todas las referencias de medidas, dimensiones o modelos que tengo que recordar. Yo sé que mi etiquetadora Brother usa cintas modelo TZM-211, porque lo tengo apuntado en REF. No necesito apuntarlo cada vez que tengo que comprar repuestos.
• Carpeta "COMPRAS": Que puede contener otras carpetas como "Makro", "IKEA", etc. Anoto aquí todo lo que tengo que comprar cuando esté en esos sitios. Tommi ha programado una utilidad específica para ello, llamada "Grocery List".
• Carpeta "REGALOS": Ideas que se me ocurren para regalar a mis familiares o amigos. Las guardo y cuando llega el momento, no me tengo que poner a pensar qué les voy a regalar.
• Carpetas "LIBROS", "DISCOS", "PELÍCULAS": que quiero comprar o leer o ver.
• Carpeta "CASA", que tengo divida en "TAREAS", "REPARACIONES", "HOBBIES"

Cierto es que para un uso profesional, donde estamos continuamente insertando, modificando y eliminando asuntos, resulta algo pesado por lo lento que es escribir en el teclado del móvil: precisamos algo que sea más ágil. Pero para uso doméstico donde priman las anotaciones cortas, viene que ni pintado. Claro está que sería deseable usar un teléfono de pantalla táctil que tenga un sistema para escribir en él a mano alzada. Aunque con el teclado numérico se puede adquirir bastante destreza (yo lo hago). Con el Mobile Task Manager, desaparecen las notas, las listas, los postits, y toda la parafernalia que usamos para recordar cosas. Todo está centralizado en un solo dispositivo que funciona como nuestro centro de operaciones. Si se atreve a usarlo, hay algunos atajos de teclado numérico que no salen en los menús de ayuda del programa:

• 1: Muestra el contenido del ítem sobre el que esté posicionado
• 2 y 8: recorren la lista de ítems arriba o abajo
• 3: Edita el texto del ítem señalado en la lista
• 4 y 6 : Si tiene en pantalla la lista de ítems, sube o baja de posición ese ítem dentro de la lista. Si está editando el contenido de un ítem, le sube o baja la prioridad (None, Low, Normal, High)
• 5: marca el ítem como completado. En el menú principal hay una opción para purgar todos los ítems completados
• 7: marca el ítem con una estrella (el significado de la estrella puede ser el que usted quiera: favorito, urgente, etc.)
• 9: edita el contenido de un ítem.
• *: le lleva al menú principal de la aplicación
• 0: Cambia la prioridad del ítem, pero desde la misma lista de ítems.
• #: Nuevo ítem para la lista actual

No hay nada más. GTD es así, no es una metodología sino una idea que cada cual adapta y transforma a su gusto para obtener los resultados esperados. A usted corresponde decidir qué carpetas y listas quiere mantener con Mobile Task Manager y cual será su metodología para utilizarlo. Espero que le sirva como lo ha hecho conmigo.

Y los gozosos, orgullosos, y bla, bla, bla, propietarios del iPhone ¿A qué esperan ustedes para empezar con el "Things", el mejor software de GTD que existe?. ¡Si hasta yo, que no tengo un iPhone, sé como funciona!